Allgemeine Zertifizierungsbedingungen (AZB)

§ 1 Geltungsbereich und Verhältnis zu anderen Regelwerken

1. Diese Allgemeinen Zertifizierungsbedingungen (nachfolgend „AZB“) regeln die zertifizierungsspezifischen Verfahrensfragen der Attestura GmbH mit Sitz in Bad Reichenhall, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Traunstein unter HRB 35593 (nachfolgend „Attestura“ genannt) im Bereich der Personenzertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 17024, insbesondere das Einspruchsverfahren gegen Zertifizierungsentscheidungen, das Beschwerdeverfahren, die Vertraulichkeit sowie das Änderungsverfahren für Regelwerke.
2. Die AZB gelten für Antragstellende, Kandidierende, zertifizierte Personen und Auftraggebende (zusammen „Teilnehmende“) sowie für jede Person oder Organisation, die gegenüber Attestura eine Beschwerde erhebt, unabhängig davon, ob sie selbst Vertragspartner von Attestura ist.
3. Die AZB sind Bestandteil des Zertifizierungsvertrags gemäß § 2 Abs. 1 lit. c des Zertifizierungsvertrags und ergänzen das jeweilige Zertifizierungsprogramm, die Prüfungs- und Zertifizierungsordnung (PZO) sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) von Attestura. Kommerzielle und zivilrechtliche Standardbedingungen (u. a. Preise, Zahlungsbedingungen, Vertragsdauer, Kündigung, Haftung) regeln ausschließlich die AGB. Verfahrensbezogene Bestimmungen zu Einspruch, Beschwerde, Vertraulichkeit und Änderungsverfahren regeln ausschließlich diese AZB. Bei Widersprüchen zwischen den vorgenannten Regelwerken gilt die Rangfolge des § 2 Abs. 1 und 2 des Zertifizierungsvertrags.
4. Im Übrigen gelten die Begriffe der DIN EN ISO/IEC 17000 und der DIN EN ISO/IEC 17024.

§ 2 Begriffsbestimmungen

Im Sinne dieser AZB gelten ergänzend zu § 2 der AGB die folgenden Begriffe:

• Regelwerke: das jeweilige Zertifizierungsprogramm, die PZO und diese AZB gemäß § 2 Abs. 1 lit. a–c des Zertifizierungsvertrags.
• Einspruch: das Verlangen eines Antragstellenden, Kandidierenden oder einer zertifizierten Person, eine Zertifizierungsentscheidung von Attestura zum eigenen Zertifizierungsstatus überprüfen zu lassen.
• Beschwerde: der Ausdruck der Unzufriedenheit einer beliebigen Person oder Organisation gegenüber Attestura hinsichtlich der Tätigkeiten von Attestura oder einer zertifizierten Person, auf den eine Antwort erwartet wird.
• Einspruchs- bzw. beschwerdeführende Person: die Person oder Organisation, die einen Einspruch oder eine Beschwerde erhebt.
• Vertrauliche Information: alle im Zusammenhang mit dem Zertifizierungsprozess, dem Einspruchs- oder Beschwerdeverfahren erlangten Informationen, die nicht bereits öffentlich zugänglich sind.

§ 3 Grundsätze des Einspruchs- und Beschwerdeverfahrens

• Attestura unterhält ein transparentes, unparteiliches, unentgeltliches und leicht zugängliches Verfahren zur Behandlung von Einsprüchen und Beschwerden, das Bestandteil ihres Managementsystems nach DIN EN ISO/IEC 17024 ist.
• Das Verfahren wird auf der Website von Attestura (www.attestura.de) veröffentlicht und ist für jede betroffene Person verständlich beschrieben.
• Die Einlegung eines Einspruchs oder einer Beschwerde ist für die einspruchs- oder beschwerdeführende Person kostenfrei und darf zu keiner Benachteiligung führen, weder während des Zertifizierungsverfahrens noch danach.
• Über Eingang, Bearbeitungsstand und Ergebnis wird die einspruchs- bzw. beschwerdeführende Person in Textform unterrichtet.
• Attestura dokumentiert alle Einsprüche und Beschwerden sowie die daraus resultierenden Maßnahmen und wertet sie regelmäßig zur Verbesserung des Zertifizierungssystems aus.

§ 4 Einspruchsverfahren gegen Zertifizierungsentscheidungen

1. Ein Antragstellender, Kandidierender oder eine zertifizierte Person kann gegen eine Zertifizierungsentscheidung von Attestura – insbesondere Nichtzulassung, Nichtbestehen, Aussetzung, Einschränkung oder Zurückziehung der Zertifizierung – innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Entscheidung in Textform unter Angabe der Gründe Einspruch bei Attestura einlegen.
2. Attestura bestätigt den Eingang des Einspruchs innerhalb von einer Woche und benennt die für die Bearbeitung zuständige Stelle.
3. Über den Einspruch entscheidet ausschließlich Personal, das an der angefochtenen Entscheidung nicht beteiligt war und für das § 6 entsprechend gilt. Erforderlichenfalls zieht Attestura sachkundige Personen hinzu, die ebenfalls nicht an der ursprünglichen Entscheidung mitgewirkt haben.
4. Attestura prüft den Einspruch anhand aller relevanten Unterlagen und teilt der einspruchsführenden Person das begründete Ergebnis innerhalb von vier Wochen nach Eingang in Textform mit. Bei besonders komplexen Sachverhalten kann sich diese Frist um bis zu vier weitere Wochen verlängern. Hierüber wird die einspruchsführende Person informiert.
5. Die Einlegung eines Einspruchs hat grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung. Attestura kann jedoch in begründeten Einzelfällen den Vollzug der angefochtenen Entscheidung bis zum Abschluss des Einspruchsverfahrens aussetzen.
6. Das Einspruchsverfahren nach dieser AZB lässt den ordentlichen Rechtsweg unberührt.

§ 5 Beschwerdeverfahren

1. Beschwerden über die Tätigkeit von Attestura oder über das Verhalten einer zertifizierten Person im Zusammenhang mit deren zertifizierter Tätigkeit können von jeder Person oder Organisation in Textform, insbesondere per E-Mail an beschwerde@attestura.de eingereicht werden.
2. Attestura bestätigt den Eingang der Beschwerde innerhalb von einer Woche, ermittelt die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen und validiert, ob die Beschwerde ihre Zertifizierungstätigkeit betrifft.
3. Betrifft die Beschwerde eine zertifizierte Person, hört Attestura diese vor Abschluss des Verfahrens an. Die Anhörung erfolgt unter Wahrung der Vertraulichkeitsanforderungen nach § 7.
4. Attestura unterrichtet die beschwerdeführende Person, soweit rechtlich zulässig und ohne Verletzung der Vertraulichkeitsanforderungen Dritter, innerhalb von sechs Wochen nach Eingang über Ergebnis und Abschluss des Verfahrens.
5. Begründete Beschwerden können, je nach Sachlage, zu Korrekturmaßnahmen im Zertifizierungssystem, zu einer Nachprüfung der betroffenen Zertifizierung oder zu Maßnahmen der Aussetzung, Einschränkung oder Zurückziehung der Zertifizierung führen.
6. Bezieht sich eine Beschwerde auf einen Gegenstand, für den bereits ein Einspruchsverfahren nach § 4 anhängig ist oder war, entscheidet Attestura einheitlich unter Berücksichtigung beider Verfahren, um widersprüchliche Ergebnisse zu vermeiden.

§ 6 Unparteilichkeit und Aufsicht über das Verfahren

1. Attestura stellt durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicher, dass Personal, das an einer Zertifizierungsentscheidung, einer Prüfung oder der Vorbereitung eines Kandidierenden beteiligt war, nicht über einen hierauf bezogenen Einspruch oder eine hierauf bezogene Beschwerde entscheidet.
2. Attestura wertet Einsprüche und Beschwerden regelmäßig im Rahmen der Verfahren zur Wahrung der Unparteilichkeit nach § 5 der AGB aus und lässt sich zu deren angemessener und ausgewogener Behandlung beraten.
3. Ergibt die Auswertung wiederkehrende Ursachen, systematische Mängel oder Risiken für die Unparteilichkeit des Zertifizierungssystems, veranlasst Attestura die erforderlichen Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen und dokumentiert diese.

§ 7 Vertraulichkeit

1. Attestura behandelt alle im Zusammenhang mit dem Zertifizierungsprozess sowie mit einem Einspruchs- oder Beschwerdeverfahren erlangten Informationen vertraulich, sofern sie nicht bereits öffentlich zugänglich sind, und gibt sie nicht ohne schriftliche Zustimmung der betroffenen Person an Dritte weiter.
2. Ausgenommen von Absatz 1 sind Offenlegungen, die gesetzlich vorgeschrieben sind, die von der zuständigen Akkreditierungsstelle im Rahmen ihrer Aufsichtstätigkeit verlangt werden oder die aufgrund einer behördlichen oder gerichtlichen Anordnung erfolgen müssen. Soweit gesetzlich zulässig, unterrichtet Attestura die betroffene Person vorab über eine solche Offenlegung.
3. Attestura darf den Zertifizierungsstatus einer Person (Name, Geltungsbereich, Gültigkeit) im Rahmen des Zertifikatsregisters (Statusabfrage per Mail über verify@attestura.de) bestätigen und Auskunft hierüber erteilen, sofern die betroffene Person hierin gesondert eingewilligt hat (Einwilligungserklärung) und keine gesetzliche Regelung entgegensteht. Die Bestätigung einer gültigen Zertifizierung auf Einzelanfrage (Teil A, A22.2) bleibt unberührt.
4. Attestura verpflichtet ihr Personal, ihre Entscheidungsgremien sowie eingesetzte Unterauftragnehmende vertraglich auf die Einhaltung dieser Vertraulichkeitsanforderungen. Die Verpflichtung besteht auch nach Beendigung der jeweiligen Tätigkeit für Attestura fort.
5. Werden Informationen im Rahmen eines Einspruchs- oder Beschwerdeverfahrens von der betroffenen zertifizierten Person offengelegt, dürfen sie ausschließlich zur Bearbeitung dieses Verfahrens verwendet werden.
6. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Einspruchs- und Beschwerdeverfahren erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Näheres regelt die Datenschutzerklärung von Attestura (www.attestura.de/datenschutz).

§ 8 Änderungsverfahren für Regelwerke

1. Diese Vorschrift regelt das Verfahren zur Änderung der in § 2 Abs. 1 lit. a–c des Zertifizierungsvertrags genannten Regelwerke, also des jeweiligen Zertifizierungsprogramms, der PZO und dieser AZB.
2. Anlass für eine Änderung der Regelwerke sind insbesondere Revisionen der zugrunde liegenden Normen, geänderte gesetzliche oder akkreditierungsbedingte Anforderungen, Vorgaben der zuständigen Akkreditierungsstelle sowie Erkenntnisse aus der Überwachung des Zertifizierungssystems, aus Einsprüchen und Beschwerden oder aus der Marktentwicklung.
3. Attestura erarbeitet Änderungsentwürfe und bezieht dabei, soweit die Auswirkungen der Änderung dies erfordern, in geeigneter Weise die Perspektive betroffener Interessengruppen (u. a. zertifizierte Personen, Auftraggebende, Anwendende der Zertifikate) ein, um die Ausgewogenheit und Sachgerechtigkeit der Regelwerke zu wahren.
4. Wesentliche Änderungen eines Regelwerks werden auf der Website von Attestura (www.attestura.de) veröffentlicht und den betroffenen zertifizierten Personen und Auftraggebenden mit einer Vorlaufzeit von mindestens drei Monaten vor Inkrafttreten in Textform oder durch Veröffentlichung angekündigt. Für geringfügige, insbesondere redaktionelle Änderungen kann Attestura von der Ankündigungsfrist absehen.
5. Für zum Zeitpunkt der Antragstellung bereits laufende Zertifizierungsverfahren gilt die bei Antragstellung veröffentlichte Fassung des jeweiligen Regelwerks fort, es sei denn, eine Normrevision, eine gesetzliche Vorgabe oder eine Vorgabe der Akkreditierungsstelle erfordert die sofortige Anwendung der neuen Fassung.
6. Erfordert eine Änderung der Zertifizierungsanforderungen, dass bereits zertifizierte Personen ihre fortlaufende Kompetenz nach den neuen Anforderungen nachweisen, räumt Attestura hierfür eine angemessene Übergangsfrist ein und legt fest, im Rahmen welcher Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsmaßnahme dieser Nachweis erfolgt.
7. Attestura versieht jede Fassung eines Regelwerks mit Versionsnummer und Datum des Inkrafttretens und hält frühere Fassungen für die Dauer der Gültigkeit der auf ihrer Grundlage erteilten Zertifikate in geeigneter Form nachvollziehbar vor.
8. Änderungen dieser AZB selbst folgen demselben Verfahren nach den Absätzen 1 bis 7. Für Änderungen der AGB gilt § 17 der AGB.

§ 9 Rangfolge und Schlussbestimmungen

1. Für das Verhältnis dieser AZB zu dem jeweiligen Zertifizierungsprogramm, der PZO, der AGB und dem Zertifizierungsvertrag gilt die Rangfolge des § 2 Abs. 1 und 2 des Zertifizierungsvertrags.
2. Änderungen und Ergänzungen dieser AZB bedürfen der Textform. Im Übrigen gilt für das Zustandekommen und die Form von Erklärungen § 18 des Zertifizierungsvertrags entsprechend.
3. Sollte eine Bestimmung dieser AZB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine ihr im wirtschaftlichen Ergebnis möglichst nahekommende wirksame Regelung zu ersetzen.
4. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ausschließlicher Gerichtsstand für Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser AZB ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz von Attestura. Das Vorstehende gilt nicht für den ordentlichen Rechtsweg nach § 4 Abs. 6 und § 5.